Converter XLS para IIF

O QuickBooks Desktop aceita arquivos IIF para importações em lote de listas e transações, enquanto exportações contábeis mais antigas geralmente chegam como pastas de trabalho Excel .xls. A tarefa é transformar os valores da planilha nos registros delimitados por tabulação exatos exigidos pelo tipo de importação do QuickBooks; alterar apenas o nome do arquivo não converte os dados.

O que os arquivos XLS contêm

XLS é o formato binário de pasta de trabalho do Microsoft Excel para o Excel 97–2003. Ele ainda é produzido por aplicativos empresariais antigos e usado pelo Microsoft Excel, LibreOffice Calc e outras ferramentas de planilha.

Uma pasta de trabalho XLS pode conter várias planilhas, fórmulas, formatação, gráficos, células mescladas, macros, comentários e linhas ocultas. O IIF não mantém nenhum desses recursos da pasta de trabalho: ele importa apenas valores de texto organizados como registros do QuickBooks.

O que são arquivos IIF

IIF significa Intuit Interchange Format. É um formato de texto delimitado por tabulação usado principalmente pelo QuickBooks Desktop para importar determinadas listas e transações, incluindo contas, clientes, fornecedores, itens, lançamentos contábeis, faturas, contas a pagar, cheques e pagamentos, quando houver suporte na edição instalada do QuickBooks.

Os arquivos IIF usam linhas de cabeçalho iniciadas por ! para definir campos e linhas de dados identificadas por tipos de registro. Um arquivo de transação normalmente contém os cabeçalhos !TRNS, !SPL e !ENDTRNS, seguidos pelos registros correspondentes TRNS, SPL e ENDTRNS.

O IIF é útil para lançamentos em lote repetíveis e pode ser editado em um editor de texto ou software de planilha antes da importação. Ele oferece menos proteção do que inserir transações manualmente, portanto, um arquivo estruturalmente válido ainda pode lançar contas, valores, nomes ou tratamento tributário incorretos.

Preparação e conversão da pasta de trabalho

1. Identifique o destino exato no QuickBooks Desktop: uma importação de lista, lançamento contábil, fatura, conta a pagar, cheque ou outro tipo de transação compatível. Cada tipo exige campos e códigos de registro diferentes.
2. Quando possível, crie um registro de exemplo correto no arquivo da empresa de destino e exporte-o como IIF. Use essa exportação como modelo para nomes de campos, formato de data, nomes de contas, códigos de transação e colunas obrigatórias. Um arquivo XLS não precisa ter sido originado no QuickBooks.
3. Abra o arquivo XLS no Excel ou no LibreOffice Calc. Coloque cada tipo de registro em uma planilha, remova as linhas em branco e substitua as fórmulas pelos valores calculados caso sejam esses os valores que o QuickBooks deve receber.
4. Mapeie as colunas de origem para o modelo IIF. Os nomes de contas, clientes, fornecedores, itens, classes, condições de pagamento e impostos sobre vendas devem corresponder exatamente aos nomes do arquivo da empresa de destino, a menos que a importação tenha como objetivo criar deliberadamente essas entradas de lista.
5. Crie os cabeçalhos e as linhas de dados do IIF usando o modelo exportado. Para transações no estilo de lançamento contábil, cada transação normalmente tem uma linha TRNS, uma ou mais linhas SPL e uma linha ENDTRNS. Os valores assinados de AMOUNT da transação devem resultar em zero.
6. Salve apenas a planilha concluída como texto delimitado por tabulação: File → Save As → Text (Tab delimited) (*.txt). Renomeie a extensão da saída de .txt para .iif, como em journal-import.iif. O Excel exporta somente a planilha ativa.
7. Abra o arquivo em um editor de texto simples. Confirme que os campos estão separados por caracteres de tabulação reais, não por vírgulas, e que nenhum cabeçalho de coluna da planilha ou linha em branco foi exportado acidentalmente.
8. Faça backup do arquivo da empresa do QuickBooks e use File → Utilities → Import → IIF Files. Teste um pequeno lote em uma cópia do arquivo da empresa antes de importar o arquivo completo.

Ferramentas para importações mapeadas

Para importações pequenas ou únicas, o Excel ou o LibreOffice Calc, juntamente com um exemplo IIF exportado da empresa de destino do QuickBooks, oferece o controle mais direto. Para importações recorrentes, produtos para desktop como Transaction Pro Importer e Zed Axis podem mapear colunas XLS, XLSX, CSV ou de texto para objetos compatíveis do QuickBooks Desktop sem construir manualmente cada linha IIF.

Conversores genéricos de arquivos online não devem ser usados para importações financeiras porque não conseguem determinar o tipo de transação do QuickBooks nem validar os nomes específicos de contas e listas da empresa. Serviços de mapeamento na nuvem, como SaasAnt Transactions, podem ser apropriados somente após confirmar o suporte ao produto específico do QuickBooks, ao objeto de importação e ao formato de arquivo; revise os termos de tratamento de dados antes de enviar registros financeiros.

Verificações de compatibilidade

• As versões do QuickBooks Desktop não oferecem suporte a campos e tipos de registro IIF idênticos. Crie o modelo a partir da mesma versão do QuickBooks e do mesmo arquivo da empresa que receberá a importação.
• Use o formato de data mostrado em um arquivo IIF exportado por essa empresa. Não presuma que uma data específica da localidade, como 31/01/2026, será interpretada corretamente.
• Remova tabulações e quebras de linha incorporadas de nomes, endereços e campos de observação, pois elas podem deslocar campos ou dividir um registro.
• Quando possível, use a codificação produzida pelo modelo exportado pelo QuickBooks. Caracteres não ASCII podem ser importados incorretamente quando um editor de texto salva o arquivo em uma codificação sem suporte.
• As importações IIF podem criar duplicatas quando executadas novamente. Inclua uma referência ou um número de documento exclusivo quando o tipo de transação oferecer suporte a isso, mantenha o arquivo importado e verifique as quantidades e os saldos importados.
• O QuickBooks Online tem recursos de importação diferentes e não se deve presumir que ele aceite um arquivo IIF preparado para o QuickBooks Desktop.