Conversor online gratuito de XLS para MDB

Uma aplicação empresarial mais antiga pode exigir um banco de dados Access .mdb em vez de uma pasta de trabalho do Excel, ou os registros da planilha podem precisar de tabelas e consultas para o gerenciamento estruturado de dados. A conversão importa os dados da planilha para um banco de dados MDB; ela não recria a pasta de trabalho como uma aplicação Access.

O que é o formato XLS

XLS é o formato binário de pasta de trabalho usado pelo Microsoft Excel 97–2003. Ele pode conter planilhas, valores de células, fórmulas, formatação, gráficos e macros VBA. Microsoft Excel, LibreOffice Calc e programas de planilha compatíveis podem abrir e criar arquivos XLS. Sistemas antigos de contabilidade, inventário, folha de pagamento e escritório usam esse formato com frequência.

O que é o formato MDB

MDB é o formato de banco de dados do Microsoft Access associado ao Access 2000–2003 e ao mecanismo de banco de dados Jet. Um único arquivo pode conter tabelas, consultas, índices, relacionamentos, formulários, relatórios, macros e configurações do banco de dados. Diferentemente de uma planilha, um banco de dados MDB oferece suporte a consultas relacionais, chaves primárias, regras de validação e entrada estruturada de dados.

Os bancos de dados Access no formato MDB têm um tamanho máximo de aproximadamente 2 GB, incluindo objetos do sistema. MDB é um formato legado; os bancos de dados Access mais recentes normalmente usam .accdb. Use MDB quando a aplicação de destino exigir especificamente esse formato ou quando for necessária compatibilidade com instalações antigas do Access.

Como converter o arquivo com Microsoft Access

1. Crie um banco de dados vazio no formato Access 2000–2003 Database (MDB). Nas versões mais recentes do Access, crie um banco de dados vazio e use a opção de formato ou File → Save As para selecionar Access 2000–2003 Database (*.mdb). A redação exata do menu depende da versão do Access.
2. Abra External Data → New Data Source → From File → Excel. Em algumas versões do Access, o comando aparece simplesmente como External Data → Excel.
3. Selecione o arquivo de origem .xls e escolha Import the source data into a new table in the current database.
4. Selecione a planilha ou o intervalo nomeado a ser importado. Execute a importação novamente para cada planilha que deverá se tornar uma tabela.
5. Ative First Row Contains Column Headings se a primeira linha contiver nomes de campos.
6. Revise o tipo de dados detectado para cada coluna. Defina identificadores, números de conta, códigos postais e outros valores com zeros à esquerda como Short Text, e não como Number.
7. Permita que o Access adicione uma chave primária, selecione uma chave adequada existente ou crie uma após a importação. Conclua o assistente e examine a tabela importada.
8. Salve o banco de dados como .mdb, abra-o com a aplicação exata que irá utilizá-lo e teste as consultas, datas, chaves e contagens de registros.

O próprio Excel não exporta uma pasta de trabalho para um banco de dados Access completo. O Access realiza a importação, enquanto softwares dedicados de conversão de bancos de dados para desktop podem automatizar importações repetidas ou trabalhos em lote. Para uma conversão única sem instalar software de banco de dados, o conversor integrado do 101convert.com pode processar o arquivo online gratuitamente; evite enviar dados confidenciais ou regulamentados, a menos que os requisitos de tratamento sejam aceitáveis.

Importação para um MDB existente

Abra o banco de dados de destino e use External Data → New Data Source → From File → Excel. Escolha Append a copy of the records to the table quando as colunas da planilha corresponderem a uma tabela existente. Escolha uma nova tabela quando as definições das colunas forem diferentes e, em seguida, crie os relacionamentos e índices necessários no Access.

Limitações da conversão e verificações de dados

• A importação transfere dados tabulares de células e pode transferir formatação limitada, mas não converte o layout da planilha em formulários ou relatórios do Access. Gráficos, tabelas dinâmicas, configurações de impressão, formatação condicional e macros VBA não são objetos MDB equivalentes.
• As fórmulas do Excel normalmente são importadas como seus valores calculados atuais, e não como fórmulas que continuam fazendo referência à pasta de trabalho. Recalcule e verifique a pasta de trabalho antes da importação se esses valores forem importantes.
• O Access infere os tipos de campos a partir de linhas de amostra. Valores de texto e numéricos misturados, datas inconsistentes, identificadores longos, células vazias e zeros à esquerda podem ser interpretados incorretamente, truncados ou importados como valores nulos. Inspecione o design da tabela e compare as contagens de registros com a origem.
• Cada planilha selecionada normalmente se torna uma tabela separada. XLS não contém um esquema relacional confiável, portanto, chaves primárias, relacionamentos de chaves estrangeiras, índices, regras de validação e normalização devem ser projetados no Access.
• Linhas além dos limites da planilha ou do banco de dados, valores de chaves duplicados, caracteres não compatíveis e colunas com nomes inconsistentes podem causar erros de importação. Limpe os cabeçalhos, remova células mescladas da área de dados e mantenha um registro por linha antes da conversão.
• A compatibilidade do MDB depende da versão do Access, dos drivers Jet ou ACE e da configuração do Office de 32 ou 64 bits. Teste o arquivo concluído no ambiente de destino em vez de confiar apenas na importação bem-sucedida.