Converter XLS para ASCII

Aplicações legadas, instrumentos científicos, mainframes e scripts de linha de comando podem aceitar somente texto simples delimitado em vez de uma pasta de trabalho do Excel. A conversão da pasta de trabalho produz um arquivo menor que pode ser transferido, arquivado ou importado por sistemas que não oferecem suporte a formatos de planilha.

O que é o formato XLS

.xls é o formato binário de pasta de trabalho do Microsoft Excel, usado principalmente pelo Excel 97–2003 e por programas de planilha compatíveis. Um arquivo XLS pode conter várias planilhas, fórmulas, formatação, gráficos, comentários, intervalos nomeados, macros e objetos incorporados.

Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Apache OpenOffice Calc e outros aplicativos de planilha podem abrir arquivos XLS. Como uma pasta de trabalho XLS não é uma única tabela de dados simples, a conversão precisa definir qual planilha exportar e como representar suas células.

O que ASCII significa

ASCII é uma codificação de caracteres de 7 bits e uma representação em texto simples, não um contêiner de planilha. O ASCII padrão tem 128 caracteres: caracteres de controle, letras, dígitos, pontuação e espaços. Um arquivo de texto ASCII não possui fórmulas, fontes, cores, metadados de células mescladas, gráficos, imagens ou várias planilhas.

Os dados de planilhas geralmente são gravados como registros delimitados por tabulação ou por vírgula. Um arquivo como customers.txt pode usar uma linha por registro e uma tabulação entre os campos; customers.csv normalmente usa vírgulas, aspas e regras de escape definidas. CSV costuma ser chamado informalmente de ASCII, mas é estritamente ASCII somente quando todos os caracteres estão dentro do intervalo ASCII de 7 bits.

O texto simples funciona com programas legados de importação, utilitários Unix, carregadores de bancos de dados, dispositivos de formato fixo, sistemas de controle de versão e fluxos de trabalho de arquivamento. Ele é legível por humanos e independente de software de planilha, mas não pode preservar a estrutura da pasta de trabalho.

Como converter XLS em ASCII

Com o Microsoft Excel

1. Abra a pasta de trabalho e selecione a planilha a ser exportada. Os formatos de texto do Excel geralmente exportam somente a planilha ativa.
2. Escolha File → Save As, selecione um destino e escolha Text (Tab delimited) (*.txt).
3. Salve o arquivo, por exemplo como report.txt, e aceite o aviso sobre os recursos que não podem ser salvos em um formato de texto.
4. Abra o resultado em um editor de texto simples e verifique os delimitadores, as terminações de linha, as datas, os separadores decimais e a codificação de caracteres.

Para obter uma saída delimitada por vírgulas, escolha CSV (Comma delimited) (*.csv). CSV costuma ser mais adequado para importações em bancos de dados, mas o arquivo resultante não é necessariamente ASCII estrito; sua codificação pode ser uma página de código do sistema ou uma variante compatível com Unicode. Se o destino exigir tabulações, use a opção delimitada por tabulação em vez de renomear um arquivo CSV.

Com o LibreOffice Calc

1. Abra report.xls no Calc e selecione a planilha necessária.
2. Escolha File → Save As, use um nome de arquivo com extensão .csv ou .txt e selecione Text CSV (.csv) como tipo de arquivo.
3. Na caixa de diálogo de exportação, selecione US-ASCII quando o sistema receptor exigir ASCII estrito. Defina o delimitador de campos como a tabulação, vírgula, ponto e vírgula ou outro caractere necessário e defina o delimitador de texto como aspas duplas quando campos entre aspas forem necessários.
4. Ative Quote all text cells somente se a especificação do destino exigir isso; em seguida, salve e inspecione a saída.

O LibreOffice é uma opção gratuita adequada para desktop, pois sua caixa de diálogo de exportação disponibiliza configurações de codificação, delimitador e uso de aspas. Para processamento em lote, um comando básico é libreoffice --headless --convert-to csv --outdir output report.xls; verifique o comportamento da planilha ativa, a codificação, o delimitador e os valores de saída antes de usá-lo em produção.

Com um conversor online

Serviços confiáveis, como CloudConvert e Zamzar, podem converter um arquivo XLS carregado em CSV ou TXT quando o processamento pelo navegador for necessário. Escolha uma saída em texto simples delimitado, baixe-a e inspecione-a ou recodifique-a localmente se o US-ASCII estrito for necessário. Não carregue pastas de trabalho confidenciais, regulamentadas ou proprietárias, a menos que os termos de retenção, exclusão e processamento do provedor sejam aceitáveis.

Limitações de qualidade e compatibilidade

• Somente a planilha ativa pode ser exportada. Exporte cada planilha separadamente quando o destino precisar da pasta de trabalho completa.
• As fórmulas normalmente se tornam seus resultados calculados e exibidos, em vez de permanecerem como fórmulas. Recalcule a pasta de trabalho antes da exportação se os valores atuais forem importantes.
• Formatação, cores, estrutura de células mescladas, gráficos, imagens, comentários, macros, regras de validação e relações da pasta de trabalho são descartados.
• O ASCII estrito não pode representar letras acentuadas, o símbolo do euro, aspas tipográficas ou a maioria dos scripts não latinos. Substitua deliberadamente os caracteres não compatíveis ou use UTF-8 quando o sistema receptor oferecer suporte. Uma configuração de exportação ASCII pode substituir caracteres não compatíveis; portanto, inspecione o resultado.
• Datas e números podem mudar de significado devido às regras de exibição específicas da localidade. Defina um formato de data não ambíguo, como YYYY-MM-DD, e verifique os separadores decimais e de milhares.
• Zeros à esquerda em identificadores, inteiros longos, datas e notação científica exigem uma verificação especial. Não reabra o arquivo exportado em uma planilha sem especificar os tipos de coluna, pois a planilha pode reinterpretar os valores.
• Células que contêm tabulações, vírgulas, aspas ou quebras de linha exigem as regras de delimitadores e aspas esperadas pelo destino. Use uma saída de largura fixa ou um script de exportação dedicado quando o destino especificar posições exatas de colunas.
• Inspecione o resultado com um editor de texto simples ou uma ferramenta de codificação, em vez de depender somente de um aplicativo de planilha, que pode ocultar delimitadores malformados ou reinterpretar valores silenciosamente.