Converter FMP12 para XLS

Um sistema contábil legado, uma ferramenta de geração de relatórios ou uma instalação mais antiga do Excel pode exigir uma pasta de trabalho .xls em vez de um banco de dados FileMaker. A conversão exporta registros selecionados para uso em planilhas; ela não reproduz a solução completa do FileMaker.

O que é o formato FMP12

.fmp12 é o formato de banco de dados nativo do FileMaker Pro, introduzido com o FileMaker Pro 12 e usado pelas versões subsequentes do FileMaker Pro. Um arquivo pode conter tabelas, campos, registros, layouts, relacionamentos, cálculos, scripts, contas, privilégios, listas de valores e dados de container, como imagens ou documentos. As empresas geralmente o encontram ao migrar uma solução antiga do FileMaker, compartilhar dados comerciais ou extrair registros para outro aplicativo.

O que é o formato XLS

.xls é o formato binário legado de pasta de trabalho do Excel da Microsoft, associado principalmente ao Excel 97–2003 e a sistemas de importação mais antigos. Ele é compatível com planilhas, fórmulas, formatação e gráficos, mas cada planilha é limitada a 65.536 linhas e 256 colunas. Use-o somente quando o programa receptor não puder aceitar o formato mais recente .xlsx ou exigir especificamente arquivos do Excel 97–2003.

Exportar com o FileMaker Pro

1. Abra o banco de dados no FileMaker Pro e acesse o layout que fornece os campos e registros a serem exportados.
2. Localize os registros necessários. Normalmente, o FileMaker exporta o conjunto encontrado atual, não necessariamente todos os registros da tabela.
3. Escolha File → Export Records....
4. Insira um nome de arquivo e selecione Excel Workbook (*.xlsx), se disponível. Em geral, o FileMaker Pro exporta o formato moderno do Excel, e não o formato binário .xls mais antigo.
5. Na caixa de diálogo de ordem dos campos, remova os campos indesejados e organize os campos restantes como colunas da planilha. Inclua campos relacionados somente quando o relacionamento retornar o registro relacionado pretendido.
6. Conclua a exportação e abra o arquivo .xlsx resultante no Microsoft Excel ou no LibreOffice Calc.

Para exportações de texto, como CSV, escolha uma codificação de caracteres apropriada nas opções de exportação do FileMaker. As pastas de trabalho do Excel normalmente preservam sua própria codificação de texto; as configurações de codificação não substituem a verificação de caracteres não latinos após a exportação.

Salvar a pasta de trabalho como XLS

No Microsoft Excel, escolha File → Save As, selecione Excel 97–2003 Workbook (*.xls) e aceite o aviso de compatibilidade. No LibreOffice Calc, escolha File → Save As, selecione Excel 97–2003 (*.xls) e mantenha o formato selecionado quando solicitado. Reabra o arquivo salvo e verifique datas, horários, fórmulas, textos longos, codificação de caracteres e tipos de coluna.

Se o FileMaker Pro não estiver disponível, peça ao proprietário do banco de dados que exporte o conjunto encontrado necessário como .xlsx ou CSV. Serviços online de uso geral raramente interpretam corretamente a estrutura proprietária .fmp12. Depois que os dados forem exportados, um serviço como o CloudConvert poderá converter um arquivo .xlsx não confidencial para .xls, mas o Excel local ou o LibreOffice evita o envio de registros comerciais e geralmente oferece um controle melhor sobre os avisos de compatibilidade.

Limites de qualidade e compatibilidade

Esta é uma exportação de dados, não uma conversão de banco de dados. Layouts, scripts, relacionamentos, portais, contas, privilégios, listas de valores, definições de campos e cálculos específicos do FileMaker não se tornam recursos equivalentes do XLS. Normalmente, os campos calculados são exportados como seus resultados avaliados, e não como cálculos reutilizáveis do FileMaker ou fórmulas do Excel.

Datas, horários, números e separadores decimais podem mudar de acordo com os valores do FileMaker, as configurações regionais e a interpretação do aplicativo de destino. Sempre que possível, exporte identificadores, códigos postais, números de telefone e outros valores com zeros à esquerda como texto; caso contrário, o Excel poderá remover os zeros. Verifique as fórmulas e os caracteres especiais depois de salvar como .xls, pois a compatibilidade com o formato mais antigo do Excel pode alterar recursos não compatíveis.

Os campos de container não são preservados como células nativas de planilha. Exporte documentos ou imagens separadamente quando eles precisarem permanecer disponíveis e verifique como o FileMaker trata cada campo de container antes de excluir o banco de dados de origem. Um conjunto de dados maior que os limites de linhas ou colunas do XLS deve permanecer em .xlsx, ser dividido em vários arquivos ou planilhas, ou ser entregue em um formato orientado a bancos de dados. Não envie arquivos FMP12 confidenciais para um conversor online: o banco de dados pode conter registros, arquivos de container, metadados relacionados a contas e outras informações além dos dados visíveis da tabela.