Converter FP7 para XLS

Um destinatário pode precisar de uma pasta de trabalho do Excel para edição tabular, geração de relatórios ou importação em software que não consegue ler um banco de dados do FileMaker. A conversão dos registros para .xls oferece compatibilidade com instalações mais antigas do Excel e sistemas empresariais legados, mas não converte a estrutura do banco de dados.

O que é o formato FP7

.fp7 é o formato de banco de dados do FileMaker Pro usado pelo FileMaker Pro 7 até o FileMaker Pro 11. Um arquivo FP7 pode conter tabelas, campos, relacionamentos, layouts, scripts, cálculos, listas de valores, campos de container, índices e permissões de contas. Bancos de dados empresariais antigos, sistemas de contatos, inventários, registros de pesquisa e arquivos costumam usar esse formato.

FP7 não é uma planilha. Os dados podem ser distribuídos entre tabelas relacionadas, enquanto um layout pode exibir valores calculados, resumidos ou relacionados que não são colunas armazenadas comuns. Normalmente, o FileMaker Pro é necessário para interpretar o banco de dados corretamente antes da exportação.

O que é o formato XLS

.xls é o formato binário de pasta de trabalho do Microsoft Excel, associado principalmente ao Excel 97–2003 e a integrações de software mais antigas. Ele armazena linhas e colunas, fórmulas, formatação básica e gráficos em um formato aceito por aplicativos que não oferecem suporte a pastas de trabalho .xlsx mais recentes.

Uma planilha XLS é limitada a 65.536 linhas e 256 colunas. XLS não pode preservar relacionamentos do FileMaker, layouts, scripts, privilégios, regras de validação, índices, comportamento de portais ou o esquema do banco de dados.

Como converter FP7 em XLS

1. Faça backup do original. Trabalhe em uma cópia de database.fp7. Obtenha as credenciais de conta necessárias se o arquivo estiver protegido.
2. Abra a cópia no FileMaker Pro. O FileMaker Pro 11 pode abrir arquivos FP7 sem alterá-los. O FileMaker Pro 12 e versões posteriores geralmente podem converter um arquivo FP7 para o formato mais recente do FileMaker quando o abrem; mantenha o original, pois essa conversão cria um novo arquivo e pode não ser reversível. Use uma instalação compatível do FileMaker e confirme se os scripts, cálculos e relacionamentos são carregados corretamente.
3. Selecione os registros necessários. Abra a ocorrência de tabela ou o layout apropriado, faça uma busca se apenas um subconjunto for necessário e verifique a contagem de registros encontrados. O contexto do layout ativo afeta os campos relacionados e calculados.
4. Escolha File → Export Records.
5. Na caixa de diálogo de exportação, selecione os campos e a ordem necessários para a planilha. Verifique cuidadosamente os campos calculados, resumidos e relacionados; os valores exportados dependem do registro atual, do contexto e do estado do cálculo.
6. Se a versão do FileMaker oferecer uma opção de exportação para Excel, selecione-a e crie um arquivo intermediário .xlsx. As versões do FileMaker compatíveis com a exportação para Excel geralmente produzem pastas de trabalho mais recentes do Excel, em vez do formato .xls antigo.
7. Abra a pasta de trabalho intermediária no Microsoft Excel ou no LibreOffice Calc. No Excel, escolha File → Save As, selecione Excel 97-2003 Workbook (*.xls) e aceite o aviso de formato. No Calc, escolha File → Save As, selecione Excel 97-2003 (.xls) e mantenha o formato solicitado quando for perguntado.
8. Reabra o arquivo .xls resultante e verifique as contagens de linhas e colunas, os cabeçalhos, as datas, os valores numéricos, as fórmulas, os caracteres não ASCII, os valores em branco e os campos identificadores, como códigos postais ou números de conta.

Se a exportação direta para Excel não estiver disponível, use File → Export Records para criar um arquivo CSV UTF-8. Abra o CSV pelo processo de importação do Excel ou do Calc, selecione o delimitador correto e a codificação UTF-8, defina os identificadores como Text para preservar os zeros à esquerda e salve como .xls. CSV preserva valores tabulares, mas não preserva a formatação, as fórmulas, os relacionamentos ou os dados de container do FileMaker.

Os serviços online geralmente não são uma solução direta para FP7, pois muitos não analisam a estrutura proprietária do FileMaker. Para um arquivo .xlsx não confidencial que o FileMaker já tenha produzido, serviços como Zamzar ou CloudConvert podem oferecer conversão de .xlsx para .xls quando esse par de formatos estiver listado nos sites atuais desses serviços. Não carregue registros de banco de dados pessoais, regulamentados ou comercialmente confidenciais sem autorização e verifique localmente a pasta de trabalho convertida.

Limites de qualidade e compatibilidade

• A exportação contém campos selecionados de registros selecionados, não o aplicativo FileMaker original. Preserve o arquivo FP7 separadamente se a lógica do banco de dados ou o histórico de auditoria forem necessários.
• Campos relacionados, cálculos, campos resumidos e dados de portais podem depender do contexto do layout ou do estado dos registros relacionados. Teste registros representativos antes de exportar todo o conjunto de dados.
• Campos de container podem conter imagens, documentos, áudio ou outros arquivos. A exportação para Excel pode não preservá-los como conteúdo incorporado utilizável; exporte o conteúdo dos containers separadamente quando for necessário mantê-los.
• Campos repetidos, texto com múltiplos valores, linhas de portal e resumos nem sempre são mapeados para uma única linha plana de XLS. Decida se deve achatá-los, dividi-los em exportações separadas ou manter o banco de dados de origem.
• Conjuntos de dados que excedam 65.536 linhas ou 256 colunas exigem vários arquivos ou planilhas, uma pasta de trabalho .xlsx mais recente ou outro formato de dados. Salvar fórmulas, formatação ou dados de caracteres modernos como XLS pode causar avisos de compatibilidade ou perda de recursos.