Converter PRN para XLS

Um sistema de relatórios legado pode produzir um arquivo de impressão .prn quando o aplicativo de destino aceita apenas uma pasta de trabalho do Excel editável. Convertê-lo para .xls transforma o texto impresso em células de planilha para edição, compartilhamento ou importação, mas somente os dados representados na impressão podem ser recuperados.

O que é o formato PRN

No contexto de Documentos, PRN geralmente significa uma saída de impressão para arquivo criada por um aplicativo do Windows, programa DOS, sistema contábil, sistema de inventário ou aplicativo de relatórios. O arquivo pode conter texto simples, códigos de controle da impressora ou ambos; .prn não define uma estrutura interna universal.

Dependendo do programa que o criou, as colunas podem ser separadas por tabulações, vírgulas, ponto e vírgulas ou espaços, ou posicionadas em larguras fixas de caracteres. Os relatórios geralmente contêm cabeçalhos de página, títulos de coluna repetidos, rodapés, quebras de página, subtotais e linhas decorativas. Um PRN específico de uma impressora também pode conter sequências de escape que não são legíveis como dados.

O que é o formato XLS

XLS é o formato binário de pasta de trabalho do Microsoft Excel, associado ao Excel 97–2003 e ainda legível e gravável pelo Excel atual e por aplicativos de planilha compatíveis. Ele pode armazenar planilhas, valores de células, fórmulas, formatação, gráficos e várias planilhas em uma única pasta de trabalho.

O formato é útil quando um aplicativo legado exige especificamente uma pasta de trabalho do Excel 97–2003 ou não consegue importar XLSX. Cada planilha aceita até 65.536 linhas e 256 colunas. Use XLSX quando o destino for compatível e os dados puderem exceder esses limites.

Converter PRN com o LibreOffice Calc

1. Copie o arquivo original para que a fonte permaneça inalterada.
2. Abra o LibreOffice Calc e escolha File → Open. Defina o filtro de arquivo como Text CSV ou All files e selecione o arquivo .prn.
3. Na caixa de diálogo de importação de texto, examine a pré-visualização. Selecione Separado por e escolha o delimitador indicado pelos dados, como Tab, vírgula, ponto e vírgula ou espaço. Se as colunas estiverem alinhadas pela posição dos caracteres, e não por um delimitador, selecione Largura fixa e posicione as quebras de coluna nos locais corretos.
4. Defina os tipos de coluna antes da importação. Escolha Texto para números de conta, códigos postais, IDs de fatura e outros valores com zeros à esquerda. Escolha o tipo apropriado de data ou numérico para datas e valores.
5. Remova cabeçalhos de relatório, títulos repetidos, linhas de quebra de página, rodapés e totais que não sejam dados quando eles não devam se tornar registros da planilha. Verifique se há colunas deslocadas e valores truncados.
6. Escolha File → Save As, selecione Excel 97–2003 (*.xls) e aceite o aviso de formato. Reabra a pasta de trabalho salva e verifique o resultado.

O LibreOffice Calc é uma opção gratuita adequada para desktop porque sua caixa de diálogo de importação de texto é compatível com relatórios delimitados e de largura fixa e pode salvar diretamente como XLS.

Converter PRN com o Microsoft Excel

1. Abra o Excel e escolha Data → From Text/CSV ou use File → Open com All files se o Excel não exibir o arquivo PRN.
2. Use a pré-visualização da importação para selecionar o delimitador ou o layout de largura fixa. Nas versões mais antigas do Excel, o Assistente de Importação de Texto oferece as mesmas opções.
3. Defina as colunas de identificadores como Texto para que o Excel não remova zeros à esquerda nem converta valores longos em notação científica. Verifique as datas, os separadores decimais, os valores negativos e o alinhamento das linhas.
4. Escolha File → Save As e selecione Excel 97–2003 Workbook (*.xls). Reabra o arquivo depois de salvá-lo.

O Excel é preferível quando a pasta de trabalho precisa manter fórmulas ou formatação específicas do Excel adicionadas após a importação. Nem o Excel nem o Calc conseguem analisar com confiabilidade todos os PRN específicos de impressoras.

Usar um conversor online

CloudConvert e Zamzar são serviços de conversão gerais estabelecidos, mas o suporte a PRN e a qualidade da análise podem mudar porque a extensão não possui um layout padrão único. Verifique a lista atual de formatos de entrada e saída do serviço; use-o somente quando a página de upload aceitar explicitamente PRN e fornecer saída XLS. Baixe e inspecione a pasta de trabalho em vez de confiar em uma conversão automatizada.

Não envie relatórios de folha de pagamento, clientes, financeiros, médicos ou de qualquer outra natureza confidencial para um serviço de terceiros, a menos que os termos de tratamento de dados atendam aos seus requisitos. A importação em desktop é mais segura para arquivos confidenciais.

Limites de qualidade e compatibilidade

Um arquivo PRN normalmente contém a aparência ou o texto de um relatório, não o modelo original da planilha. A conversão geralmente não consegue restaurar fórmulas, filtros, gráficos, formatação de células, nomes de planilhas, linhas ocultas, tipos de dados ou várias planilhas originais. Quebras de página, comandos de impressora, linhas decorativas e títulos repetidos podem aparecer como texto comum ou linhas indesejadas.

Se o texto importado contiver caracteres ilegíveis ou sequências de escape da impressora, abra uma cópia em um editor de texto simples para identificar o problema ou gere novamente o relatório usando a opção de CSV, planilha ou exportação de texto em vez de imprimi-lo em um arquivo. Compare os totais importantes com o relatório original e verifique zeros à esquerda, datas, separadores decimais, números negativos, limites das colunas e os limites de linhas e colunas do XLS antes de distribuir a pasta de trabalho.