Converter MPP para PDF

As equipes de projeto criam PDFs quando os destinatários precisam de um cronograma fixo para revisão, impressão, envio ou arquivamento sem o Microsoft Project. O arquivo .mpp editável deve ser mantido, pois o PDF contém um relatório visual, e não o modelo completo de agendamento.

O que é o formato MPP

.mpp é o formato de documento nativo do Microsoft Project para cronogramas de projetos. Ele pode armazenar tarefas, durações, dependências, calendários, restrições, linhas de base, recursos, custos, campos personalizados e outros dados de planejamento. O Microsoft Project cria e abre arquivos MPP; o Project Plan 365 e alguns outros programas de planejamento de projetos podem ler muitas versões de MPP, embora a compatibilidade varie conforme a versão e os recursos.

Os arquivos MPP são usados para transferências de projetos, atualizações de cronogramas, planejamento de recursos, revisões de status e registros de planejamento arquivados. Eles não são documentos de texto comuns: geralmente é necessário ter o Microsoft Project ou um software compatível de gerenciamento de projetos para abrir um arquivo MPP.

O que é o formato PDF

PDF é um formato de documento com layout fixo, destinado a preservar a aparência de um documento em diferentes sistemas operacionais, aplicativos e dispositivos. Um PDF é conveniente para enviar um cronograma a clientes, gerentes, auditores ou fornecedores que não têm o Microsoft Project, e pode ser impresso ou arquivado de forma consistente.

A saída em PDF pode preservar a exibição selecionada, o layout da página, as fontes, as tabelas, as barras de tarefas e os gráficos de Gantt. Ela não preserva o modelo MPP como um arquivo de projeto editável: em geral, os destinatários não podem recalcular datas, modificar dependências, editar calendários ou inspecionar todos os parâmetros de agendamento do plano original.

Como converter um arquivo MPP em PDF

Microsoft Project para desktop

1. Abra o arquivo, como schedule.mpp, em uma versão compatível do Microsoft Project.
2. Selecione a exibição e a tabela a serem publicadas, como Gantt Chart, Tracking Gantt ou Task Sheet.
3. Ajuste as colunas visíveis, a escala de tempo, os filtros, o agrupamento e o intervalo de datas. Oculte os campos que não são necessários no relatório.
4. Abra File → Print e verifique a visualização. Defina o tamanho do papel, a orientação paisagem ou retrato, as margens, a escala, as quebras de página e o intervalo de impressão. Use uma impressora de PDF do sistema, se disponível, ou continue com o comando de exportação.
5. Use File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS, escolha a pasta de saída e o nome do arquivo, como schedule.pdf, e publique o arquivo.

O Project exporta a exibição selecionada usando as configurações de página e impressão. Um gráfico de Gantt amplo pode ficar ilegível quando forçado a caber em uma única página; use a orientação paisagem, um intervalo de datas adequado ou várias páginas em vez de aplicar uma escala excessiva.

Outros softwares para desktop

O Project Plan 365 pode abrir muitos arquivos MPP e exportar ou imprimir o plano exibido como PDF. O ProjectLibre pode abrir algumas versões de MPP e imprimir o plano por meio de uma impressora de PDF do sistema, mas formatações complexas, calendários, campos personalizados e recursos mais recentes do Microsoft Project podem não ser transferidos exatamente. Abra o resultado convertido e compare-o com a origem antes da distribuição.

Conversão online

Para uma conversão única, serviços como o conversor online de MPP da Aspose.Tasks e o Zamzar podem converter arquivos MPP compatíveis em PDF sem instalar o Microsoft Project. O processo usual consiste em carregar o arquivo, selecionar PDF, iniciar a conversão e baixar o resultado.

Não carregue cronogramas confidenciais, dados de clientes, custos, informações de pessoal ou planos comercialmente sigilosos, a menos que a organização autorize o uso do serviço. Verifique os controles de retenção e exclusão do provedor, remova o arquivo baixado de dispositivos compartilhados ou públicos e confirme se o serviço oferece suporte à versão de MPP e aos recursos usados pelo plano.

Limitações de qualidade e compatibilidade

• Mantenha o arquivo MPP original para edição, recálculo, futuras alterações no cronograma e requisitos de auditoria. Um PDF não substitui a origem do projeto.
• Apenas a exibição selecionada e suas colunas configuradas aparecem no PDF. Dados de recursos, campos personalizados, linhas de base, observações ou outras informações podem estar ausentes se não forem exibidos ou incluídos na configuração de impressão.
• Verifique os nomes das tarefas, os símbolos de marcos, as linhas de dependência, as barras de linha de base, as colunas de recursos, os cabeçalhos, os rodapés, as quebras de página, os intervalos de datas e o número total de páginas no PDF exportado.
• Macros, links externos, suplementos do Project, relatórios interativos, comportamento de recálculo e lógica de agendamento editável não são preservados como conteúdo funcional de PDF.
• Fontes ausentes, versões de MPP sem suporte e diferenças entre o Microsoft Project e aplicativos de terceiros podem alterar a paginação, a quebra de texto, as cores, os calendários ou o posicionamento das barras de Gantt. Compare os resultados importantes com o aplicativo de origem.