Converter OLF para PDF

Os destinatários geralmente precisam de um PDF porque não têm OyezForms ou porque um formulário preenchido precisa ser impresso, enviado por email ou mantido como um registro fixo. A exportação também impede que os destinatários alterem os dados inseridos no formulário no arquivo .olf original.

Formatos OLF e PDF

Um arquivo .olf é um arquivo de formulário proprietário do OyezForms usado pelos usuários do OyezForms para armazenar o layout de um formulário e os dados inseridos. Ele não é um formato geral de documento de escritório, e alterar sua extensão de nome de arquivo não faz com que ele seja legível como PDF, documento do Word ou arquivo do LibreOffice.

PDF é um formato de descrição de página compatível com Adobe Acrobat Reader, navegadores da Web, macOS Preview e sistemas de impressão padrão. Ele preserva o tamanho da página, o layout, os elementos gráficos e o texto impresso de forma mais consistente do que um arquivo OLF compartilhado sem o OyezForms. Um PDF pode conter texto selecionável e pesquisável, fontes incorporadas, assinaturas digitais e saída de arquivamento PDF/A quando o software de exportação oferece suporte a esses recursos.

Exportação do OyezForms

Use o OyezForms para converter um arquivo OLF. A instalação do OyezForms inclui o componente de impressão/exportação para PDF do OyezForms nas versões compatíveis; esse é o método de conversão apropriado porque entende os dados proprietários do formulário.

1. Mantenha o arquivo .olf original inalterado e abra uma cópia no OyezForms.
2. Verifique se todos os campos preenchidos, páginas, anexos ou conteúdos referenciados e cálculos do formulário são exibidos corretamente.
3. Use File → Export e selecione a opção de exportação para PDF fornecida pelo OyezForms. Escolha a pasta de saída e o nome do arquivo e salve o PDF.
4. Se a versão instalada não tiver um comando de exportação, mas puder imprimir o formulário preenchido, use File → Print e selecione a impressora PDF do OyezForms ou Microsoft Print to PDF no Windows. Confirme o tamanho do papel, a orientação, o intervalo de páginas e a escala antes de salvar.
5. Abra o PDF no Acrobat Reader ou em um navegador e compare todas as páginas com o formulário exibido no OyezForms.

Peça ao remetente para exportar o arquivo se o OyezForms não estiver disponível, se o formulário exigir uma versão diferente do OyezForms ou se o arquivo OLF não abrir corretamente. O remetente deve fornecer o PDF exportado em vez do arquivo OLF quando nenhuma edição for necessária.

Limitações de conversão online e de terceiros

Conversores online genéricos não devem ser usados para arquivos OLF do OyezForms. Serviços de PDF confiáveis, como as ferramentas online do Adobe Acrobat, convertem apenas formatos comuns depois que um aplicativo compatível produz um arquivo de origem imprimível ou compatível; eles não interpretam dados de formulários do OyezForms. O envio de formulários jurídicos, pessoais, financeiros ou internos para um site de conversão não verificado também cria riscos de confidencialidade e retenção.

LibreOffice, Microsoft Word e editores de PDF comuns não fornecem um método confiável de importação de OLF. Não abra um arquivo OLF como texto simples e não renomeie form.olf para form.pdf.

Observações sobre saída e compatibilidade

Os PDFs produzidos a partir de formulários OyezForms preenchidos normalmente são flattened: os valores dos campos inseridos permanecem visíveis, mas os destinatários não podem editar os campos de preenchimento originais do OyezForms. Preserve a origem OLF separadamente caso sejam necessárias correções posteriores.

A exportação nativa de PDF do OyezForms é preferível à impressão quando disponível, pois é mais provável que preserve a qualidade do texto e o posicionamento das páginas. A impressão para PDF captura apenas a saída imprimível e pode omitir controles interativos, conteúdo exibido apenas na tela ou dados que não estejam posicionados no formulário impresso.

Se o texto, os códigos de barras, as assinaturas ou as quebras de página forem diferentes no PDF, verifique a impressora selecionada, o tamanho do papel, a orientação e a escala; use a escala de 100%, a menos que o publicador do formulário especifique outra configuração. Se o PDF consistir em páginas digitalizadas ou rasterizadas, o OCR poderá adicionar texto pesquisável, mas não restaurará os campos editáveis do OyezForms e deverá ser revisado.